Svängrummet för många IT-avdelningar har krympt. De behöver leverera mer för mindre, och driva projekt med en allt tajtare budget. Därför är alla sätt att sänka utgifterna välkomna. Denna artikel bjuder på en rad exempel, som alla fungerar utan att IT-chefen behöver omförhandla med sin leverantör.

I The Gartner Top 10 Recommended IT Cost Optimization Ideas skriver författarna att IT-chefer i sin jakt på nästa "stora idé" ofta förbiser många av de mest grundläggande möjligheterna att sänka kostnaderna. Listan omfattar handfasta tips som de flesta IT-cheferna säkerligen har hört och funderat över någon gång. 

Gartner rekommenderar att IT-cheferna ska använda deras idéer som en checklista, som de kan pricka av. Detta för att säkerställa att de åtminstone utvärderat punkt för punkt - innan de försöker sig på något mer avancerat.

1: Etablera en delad serviceorganisation för företagets alla IT-tjänster (eller några av dem)

Att etablera en gemensam serviceorganisation för IT-miljön ger bättre resursutnyttjande. Det ska dock nämnas att denna punkt handlar om långsiktiga besparingar. Det kan ta mer än ett år innan skalfördelarna resulterar i kostnadsbesparingar.

2: Centralisera och konsolidera tekniken

Centralisering och konsolidering av IT-lösningar blottlägger ofta onödiga dubbletter. Tanken är dessutom att samla alla IT-relaterade tjänster som delas och används inom hela verksamheten. Tjänsterna det rör sig om kan exempelvis vara helpdesk och callcenter.

3: Använd molntjänster

Det finns förstås många fler skäl än just kostnader för att använda molntjänster. Mobilitet, flexibilitet och skalbarhet är några exempel. Men vill man spara pengar, går det inte att förbise att molntjänster är ett effektivt sätt att åstadkomma kostnadsbesparingar.

4: Gör kostnaderna mer transparenta

Enligt Gartner en av de mest förbisedda idéerna - att informera användarna om vilka projekt och tjänster som faktiskt kostar, och hur mycket.

5: Använd nollbaserad budgetering (Zero-based budgeting, ZBB)

Zero-based budgeting handlar om att varje år skapa en ny budget, där alla kostnadspunkter måste motiveras. Detta är en avsevärd skillnad till vanligt budgetarbete, som alltid baseras på förra årets budget och där man förutsätter att alla utgifter kommer igen nästa år.

ZBB tvingar alla ansvariga att ta nya beslut, och förhoppningsvis baserar dem på en kostnads- och intäktsanalys. Gartner skriver att företag genom att anamma ZBB hittar applikationer och tjänster som vid något tidigare tillfälle var användbara, men där fördelarna för det kommande budgetåret är så låga att de inte längre motiverar kostnaden.

6: Rationalisera och standardisera applikationer

Underhållet och driften av en applikationsportfölj utgör ofta en betydande del av IT-budgeten. Varje år blir denna punkt föremål för diskussioner kring hur IT-budgeten ska optimeras. Men diskussionen leder ofta inte till något resultat eftersom tiden, resurserna och engagemanget från företaget inte finns för att genomföra de grundläggande ändringarna som behöver göras. 

7: Optimera licensanvändningen

Många företag är överlicensierade eftersom de inte följer upp sina licenser när anställda slutar. En effektiv programvarulicensiering minskar utgifterna och säkerställer att företaget utnyttjar resurserna på bästa sätt under hela deras livscykel. Licensoptimering förutsätter att man håller reda på alla IT-relaterade tillgångar - från anskaffning tills de inte längre används. 

8: Bli bättre på upphandling och "sourcing"

För att inte slösa med pengarna måste IT-chefen köpa rätt saker till rätt pris vid rätt tillfälle. Just inom IT-området dyker det ständigt upp nya leverantörer som lanserar nya prismodeller, så detta arbete kräver IT-chefens fokus.

9: Investera i Mode 2-kompetens

För att bli mer anpassningsbara till verksamhetens förändrade behov, tipsar Gartner sina IT-cheferna om att bli duktiga på så kallad Mode 2-lösningar som agile och DevOps. Det gäller att både vara "maratonlöpare" och "sprinter" och samtidigt hantera rutinuppgifter och experimentera och lösa nya problem.

10: Kontrollera er leverans till användaren

I dag jobbar användarna helt annorlunda än tidigare. Molnet, distansarbete och BYOD har ritat om spelplanen. Men när IT-avdelningar ska optimera sin budget förbiser de ofta användarna. "End-user computing" (EUC), står dock för en stor del av driftskostnaderna. Därför kan det vara en bra idé att analysera hur användarna jobbar inom IT-miljön och se hur den stödjer deras vardag.

Sammanfattning

För IT-chefen som vill sänka företagets IT-kostnader finns åtminstone 10 sätt att göra det på. Åtgärderna är både stora och små och leder oftast till frågan om IT-miljön motsvarar användarnas och företagets krav.  

Vill du veta mer hur just ni ligger till? Ladda ner vår guide med 13 frågor för dig som vill se över sin IT-miljö.