Profilkläder och -produkter med företagslogga på har ni säkert sett på ert kontor, hos kunder och partners. Det ni inte kan se är processerna och verktygen som gör att de hamnar på rätt plats och i rätt antal och utformning. En av de mest etablerade aktörerna i branschen, Profilservice från Linköping, har de senaste åren alltmer slängt papper och pärmar och blivit riktigt digitala.

[Ladda ner guiden till hur IT kan hjälpa ditt företag i tillväxtfasen!]

Profilservice levererar produkter inom B2B-sektorn till andra företag som vill ha sin logga tryckt på en produkt. Det kan vara allt från pennor och handdukar till t-shirts. På Profilservice jobbar 10 anställda. Affärerna har gått lysande (företaget finns på Veckans Affärers lista över Superföretag 2017) och för att klara av tillväxten med samma personalstyrka behövde företaget genomföra ett antal digitala förändringar för att ta språnget bort från ett analogt arbete med papper och pärmar.

- Idag är vi nästan helt digitala och för det krävs det att det finns samarbetsvillig personal som ser positivt på förändring och vet hur förändring hanteras på bästa sätt. “Change is good” är någonting som våra medarbetare står bakom och det är det som har gjort att vi har lyckats införa de digitala förändringarna, berättar Profilservices VD Adam Zollner.

I detalj har Profilservice genomgått följande digitala förändringar:

1. CRM-system

- Tack vare vårt nya CRM-system kan vi lättare hålla upp försäljningen och skapa nya leads. Samtidigt kan vi också fylla i för kollegor om de är på exempelvis VAB. När de är borta kan vi enkelt kan se vilka aktiviteter de hade planerat för sin dag, säger Adam. 

2. Intranät 

Från början hade Profilservice all information i pärmar och mappar på kontoret. Men nu har de informationen istället digitalt. Det underlättar då alla har tillgång till allt innehåll utan att kollegorna behöver rådfråga varandra. 

3. E-handel för kunderna

Profilservice har även infört ett ny funktion på hemsidan som gör det möjligt för kunder att lägga in en offertförfrågan. Sedan kontaktar profilservice kunden med pris för att sedan bekräfta köpet. Det krävs en viss del manuellt arbete, men idag går det snabbare än tidigare. 

Så har förändringarna hjälpt Profilservice

Genom att införa de teknologiska förändringarna har Profilservice märkt av snabbare flöden och mindre fel i processerna. Det är även enklare för alla i företaget att ta del av information och alla har numera tillgång till alla filer som behövs. 

- Vi har märkt en nedgång i vår pappersförbrukning. Genom att digitalisera oss har vi sparat in många resurser. 

Adam fortsätter att berätta att vid analogt arbete är det lätt hänt att enbart 70 procent av företaget är uppdaterad med den nya informationen. Så det händer att många missar den nya informationen, som till exempel en ny prislista. 

- Vad som också är värt att nämna är att vi med våra investeringar har ökat vår leveranskapacitet,  leveranssäkerhet och kundernas trygghet. 

Vill digitalisera ännu mer i framtiden

Adam berättar att Profilservice siktar på fortsatt digitalisering:

- I framtiden ska vi försöka ordna att ordrar som görs av våra kunder eller av oss ska gå direkt till våra leverantörer. På så sätt behöver vi inte längre några mellanhänder. Processen blir snabbare.

Enligt Adam är det viktigt att våga testa nya saker och inte vara rädd för att det kan bli fel. Samtidigt måste man också våga ifrågasätta sina tidigare arbetssätt. 

Sammanfattning

För att bli mer effektiva och försöka skapa en mer automatiserad process satsade Profilservice från Linköping på digitala förbättringar i tre steg:

• Ett CRM-system
• Ett intranät
• E-handel för kunder

Investeringarna gjorde att Profilservice kan kommunicera bättre och blev av med majoriteten av deras papper. Samtidigt hjälper CRM-systemet till med att hålla uppe försäljningen och skapa nya leads till företaget (vilket vi har skrivit om tidigare). Sist men inte minst låter det nya E-handelssystemet kunder att lägga offertförfrågan via hemsidan.  Sammanfattat har investeringarna lett till ökad tillväxt för företaget. 

Vill du lära dig mer om hur IT kan öka ditt företags tillväxt? Ladda ner vår guide till hur IT kan hjälpa ditt företag i tillväxtfasen!