När var det senast du fick kommentarer om ert företags IT-miljö? Alltså inte uppskattande kommentarer, eftersom de ändå nästan aldrig når fram till er avdelning, utan klagomål eller en syrlig anmärkning i stil med att "projektplanen går inte att hitta". Vi slår vad om att det inte var alltför länge sedan. Om det finns återkommande mönster är det kanske dags för en översyn?

I den här artikeln presenterar vi fyra delområden där tekniken kan göra avgörande skillnad och vilka valmöjligheter som du kan ta hänsyn till: Kommunikation/samarbete, budget, säkerhet/sekretess och övriga frågor. 

Kommunikation

När det gäller första området, hur de anställda på företaget kommunicerar och samarbetar, börjar kraven på att kunna arrangera eller hålla videokonferenser att öka. Arbetslivet blir alltmer mobilt och olika individer kommer att jobba på olika platser i landet eller till och med från utlandet. 

• Som CIO kan du kika på lösningar som möjliggör en snabb uppsättning av videokonferenser, oavsett vilken dator man befinner sig på. Eller så köper du in en större, robust lösning med kamera, mikrofon som i första hand används i konferensrum. För detta krävs i vanliga fall egen mjuk- och hårdvara.
• Den andra, mer snabbuppsatta lösningen går ut på att hålla videomötet via Instant Messaging-verktyget som erbjuder kamerastöd. Här kan deltagarna se varandra, dela skärm med varandra, skicka kommentarer via chatt och mycket mer. En sådan lösning kräver inga egna servrar och klienter.

Även om vi chattar mer idag än för något år sedan, eller skickar SMS och andra textmeddelanden till varandra, så är mejl fortfarande det vanligaste sättet att skicka information till varandra. Därför behöver CIO utvärdera hur viktigt det är med en egen mejlserver och väga upp för- och nackdelarna med det. Trasig hårdvara, strömavbrott, internetproblem och till och med stöld brukar ställa till det för ägare till egna mejlservrar. Något som moderna lösningar inte behöver, utöver det så behövs inga investeringar i en egen mejlserver.

När det gäller tillgång och åtkomst till dokument ingår detta i ett område som brukar ge upphov till mycket frustration inom informationsintensiva organisationer. Man behöver inte tänka alltför långt tillbaka för att påminnas om:

• Diskussioner var ett visst dokument befinner sig.
• Frågor om det är den senaste versionen som gäller och som man kan uppdatera i.
• Frustrationen som uppstår när dokumentet är låst för redigering när fler än en användare vill uppdatera det.

I en arbetsmiljö med lokalt installerad programvara är oftast fallet att dokument också sparas på lokala servrar. Då kommer man inte undan ovan problem. Lösningen kan istället vara samarbetsplattformar där kollegorna alltid kan ha tillgång till samma dokument i realtid. 

Budget 

Som CIO är man ständigt inblandad i budgetdiskussioner. Var skälet till det ligger, det vill säga om det beror på ledningsgruppens sätt att se på teknik (”det är ju bara en kostnad”) eller om det beror på helt andra saker är säkert tema för en helt annan diskussion på ett annat plan. Men om du kan presentera en lösning som sänker företagets löpande driftskostnader, så kommer man säkert få gehör.

Driftskostnaderna sänks avsevärt när data och miljö flyttas till molnet. Det beror på att serverhårdvaran inte längre ingår i företagets infrastruktur, utan tas om hand av leverantörens personal. Även programuppdateringar tas omhand av leverantören vilket kommer att bespara företaget en och annan slant, pengar som kan läggas på kompetensutveckling av personalen och mycket mer.

Eftersom betalningsmodellen för molntjänster liknar upplägget som abonnemang har, blir ingångskostnaden per automatik väldigt låg. Företaget slipper göra stora engångsinvesteringar i hård- och mjukvara och får bra kostnadskontroll när det endast betalar en fast månadskostnad.

Sist men inte minst kan resekostnaderna sänkas kännbart när företaget istället för att kalla till möte på en fysisk plats bjuder in till ett möte via videokonferens/chatt. Det kanske har nackdelen att den personliga kontakten minskar, men det vägs upp med att alla jobbar mer fokuserat och mot det gemensamma målet.

Säkerhet/sekretess

Säkerhet är inte helt förvånande upp på företagens agenda, och detta oavsett om sättet som cyberattackerna utförs på byter skepnad eller om det är högkonjunktur för politiskt motiverade attacker, jämfört med utpressningsförsök eller cyberspionage. Hur företagen än gör så måste de vara medvetna om deras försök och insatser att rusta sig mot attackerna i strävan efter att uppnå högsta säkerhet alltid är steget efter cyberpiraterna. Bovarna är alltid steget före.

Därför kan det vara bra att fundera på om det är lönt att satsa på en inbyggd brandvägg med anti-virus program, och om manuell installation verkligen behövs. Fördelen med det manuella sättet är att det förmedlar en känsla av att ha kontroll och utföra skyddsåtgärdena i den takt man vill. En fördel som bör avvägas noggrant mot de inbyggda brandväggarnas automatiska uppdatering.

Tittar man på säkerhet och sekretess ur lagringssynvinkel dyker det ofrånkomligt upp frågor om  regelverk och interna policys. De kanske begränsar eller förbjuder flytt av data och information till nätverk utanför företaget, eller så är det inte reglerat. CIO bör belysa dessa frågor och göra rekommendationer för den egna miljön med dessa som grund. 

Program/mjukvara

Vill du alltid ha den senaste programversionen, och ska programuppdateringarna ske automatiskt? Eller är ditt företag inte lika beroende av mjukvara som ligger i framkant? Ni kanske kan uppdatera allt när ni hinner och känner er tillfreds med det?

Ta reda på hur ni funderar kring området mjukvara/program och väg fördelar mot nackdelar vid manuell eller automatisk uppdatering. Dessa svar bör leda dig till rätt lösning för er.

Övrigt

Det finns även frågor kring skalbarhet, om det är  viktigt att snabbt kunna lägga till och ta bort användare, licenser och hur det står till med uppkoppling och bandbredd. Dessa tre frågor är även de essentiella när det gäller nästa val. Ge dem den tid som behövs och diskutera för- och nackdelar med dina kollegor.

Vill du ta diskussionen på ett mer handfast sätt så kan vi tipsa om vår checklista som du kan ladda ner här på sidan. Där kan du enkelt se åt vilket håll det lutar när ni går igenom er situation.