Vid en översyn av IT-miljön brukar det snabbt uppstå frågor kring budget, ansvar och deadlines. Det som många företagskunder ofta missar är att ställa leverantören mot väggen och avkräva den information som de har rätt till. Använd detta inlägg som ett sätt att rusta dig för förhandlingarna och bli en mer påläst kund.
Frågorna nedan är först och främst ett "skelett" för dig att bygga din kommunikation med IT-leverantören kring. Det är fritt fram att fylla på med fler frågor!
1. Är den här lösningen mest kostnadseffektiva för mitt företag?
I den bästa av världar ser ledningen inte IT som en kostnad. I realiteten så kommer IT-chefens framgång mer eller mindre mätas i hur mycket pengar han eller hon lyckas spara. Oavsett om ledningen och användarna har insett att IT-miljön hänger tätt ihop med områden som personlig utveckling, rekrytering och annat.
Ifall en molnlösning befinner sig bland alternativen som diskuteras så är det viktigt att ställa frågor om olika leverantörers prisbilder och hur de skiljer sig åt från varandra.
2. Vilken blir den totala kostnaden för lösningen?
En fråga som går hand i hand med föregående punkt. Men eftersom kostnadsfrågan är så högt upp på dagordningen är det viktigt att få en råkoll på hela kostnadsbilden. Köp inte grisen i säcken!
Molntjänster brukar för övrigt erbjudas enligt en abonnemangsmodell med fasta månadskostnader och en förhållandevis låg ingångskostnad.
3. Hur lång tid tar det innan lösningen är igång?
Detta är ett ganska bra sätt att ta reda på hur kompatibelt ert IT-landskap är med lösningen som leverantören rekommenderar. Hög kompatibilitet brukar inte sällan vara synonymt med en kort övergångsfas, ett arbete som kan vara avslutat inom några timmar till en halvdag. Lägg märke till ordet "brukar" eftersom det mycket väl kan finnas bakomliggande orsaker till en längre migreringsprocess som IT-leverantören inte kan påverka.
I och med svaret får ni också viktig information som användarna är intresserade av. Alla vill veta när de kan jobba i den nya miljön och fortsätta med sina arbetsuppgifter.
Det kan vara bra att veta att det både är enkelt och komplext att etablera drift i en mottjänst. Molntjänstleverantörerna slår ofta knut på sig själv för att beskriva enkelheten i molntjänster, men riktigt så enkelt är det inte. Se till att de erkänner det.
4. Kommer övergången eller uppstarten av lösningen innebära någon nertid?
En kanske ännu viktigare punkt, eftersom den både drabbar användare och kunder. Om svaret är "ja" måste ni planera tidpunkten för arbetet/övergången och lägga upp en plan som gäller kommunikation kring nertiden. Kunderna bör informeras minst lika mycket som användarna inom företaget och kommunikationen bör ske i olika kanaler (digitala, analoga, fysiska).
Beroende på nertidens längd kan ni räkna ut "impacten" på er verksamhet vad gäller intäkter, omsättning och så vidare och fälla ett beslut som väger fördelarna mot nackdelarna.
5. Om jag köper lösningen idag, hur snart kommer migreringen eller implementeringen ske?
Denna fråga syftar både till komplexiteten i lösningen och dess kompatibilitet med er befintliga miljö, men kanske främst är den ett sätt för att kolla av hur uppdragsläget hos leverantören är. Tar det lång tid innan de börjar jobba, så kanske de inte är dedikerade i den grad som ni har rätt att förvänta er. Eller så är de det och vill bara säkerställa att deras mest kompetenta och väldigt uppbokade specialister finns tillgängliga för uppdraget.
6. Kommer ni att erbjuda utbildning och stödja mitt team?
Nya lösningar kräver inte sällan nya kunskaper. Det kanske rör sig om nya gränssnitt, ett nytt sätt att lagra och söka efter information, nya sätt att samarbeta (speciellt om ni väljer en molntjänst). Varje leverantör bör erbjuda utbildningstimmar i den nya lösningen, och då menar vi utbildningar som är skräddarsydda för just er situation.
Stödet som den andra delen i frågan syftar på är minst lika viktigt. Ett bra sätt att jämföra är bilden av ett beställt "kataloghus". Du har köpt ett väldigt vackert och toppmodernt hus med häftig interiör, men det är nästan omöjligt för dig att ta dig in eller ut eftersom det inte finns någon trappa utanför ingången. Denna trappa är inom IT-miljön hjälpen som användarna och du ska få för att verkligen komma igång med den nya lösningen.
7. Vilka andra tjänster finns som kan vara intressanta för mig?
Genom att ställa den här frågan ser du till att leverantören har ert bästa i åtanke och inte bara vill sälja en viss mjukvaruföretags lösning till er eftersom detta företag erbjuder bäst provision. Har IT-leverantören gjort sin läxa kan han eller hon presentera en diger produktjämförelse som omfattar för- och nackdelar med respektive lösning och hur de skulle drabba (eller gynna) just er verksamhet.
Leverantören bör också kunna visa tjänster som innebär en utbyggnad av den nya miljön och som tack vare den gemensamma tekniska plattformen snabbt kan kopplas på.
8. Har ni genomfört några liknande uppdrag på sistone och hur nöjd var er kund?
Denna fråga tycker vi är nästan en hygienfaktor. Andra kunders berättelser är väldigt intressanta för att ta reda på hur leverantören har skött sig. Ni får en oberoende röst som kan ge er en insyn i hur arbetet gick till, vilka fallgropar som finns och hur leverantören (förhoppningsvis) undvek dem.
Referenser är den sista punkten på checklistan innan ni bestämmer er för att gå vidare med IT-leverantören eller ej.
Sammanfattning
Ställ kritiska frågor till IT-leverantören som du för diskussionen med. Läs på om de olika lösningarnas för- och nackdelar och applicera dem på just er situation. Du kan också i din egen kammare gå igenom vår checklista för att få bättre koll på vilken slags IT-miljö som passar er bäst.
