En arbetsledare som står med ett stort anteckningsblock i handen och delar ut arbetsuppgifter. Post-it lappar i servicebilar. Pappersfakturor som dimper ner i brevlådan. Visst är den allmänna bilden av företag som bedriver byggverksamhet fortfarande väldigt analog. Utsiktsbyggarna i Linköping är raka motsatsen till det. Här satsar man på ett så digitalt arbetssätt som möjligt.

När vi når projektledaren och delägaren Erik Janehall, står han för tillfället och dirigerar ett antal lastbilar som ska in på ett byggområde. Väl ute på projekten är det många puckar som ska lösas och då hjälper det Erik att blixtsnabbt ha tillgång till företagets projektstyrningsprogram, som innehåller all dokumentation som behövs. 

- Vårt nya, digitala arbetssätt började i början på 2014 och har egentligen sedan dess förädlats och byggts ut. Vi har lagt till nya funktioner och sett till att administrationen effektiviseras allt mer, säger Erik.

År 2014 hade Utsiktsbyggarna 11 anställda, idag är det 32. En imponerande expansionsresa, som numera övergår till en fas av "förädling", som Erik uttrycker det.

Men innan resan började, insåg företagets ledning att alla processer på kontoret var väldigt tidskrävande. Det fanns en övertygelse om att "det här måste kunna göras bättre". Erik gjorde mycket egen research, och hade en tydlig kravspecifikation klar när han väl träffade en IT-leverantör. Ett möte som Erik mycket väl minns: 

- Det klickade det direkt, efter 10 minuter. Då visste jag att IT-stödet vi diskuterade kunde hjälpa oss, och sedan dess har vi bara fortsatt.

Att vara digital i en analog bransch

Erik har lång erfarenhet av byggbranschen och är lite kritisk kring branschkollegornas inställning gentemot digitala verktyg: 

- Hela branschen är ju väldigt analog och bakåtsträvande. Men min hälsning till övriga företag är att de inte har så många val. Hoppa på nu, annars hamnar ni efter!     

Samtidigt erkänner Erik att det även hos Utsiktsbyggarna inte gick blixtsnabbt att införa det digitala arbetssättet. Det var "många gamla hundar som fick lära sig att sitta", som han uttrycker det, men även dessa känner nu att de växer som yrkespersoner och "hänger med". 

- Alla arbetsledare har ju egna surfplattor som de jobbar med i ute på projekten, och även byggarna jobbar i smartphones. Alla har tillgång till projektstyrningssystemet där de kan hämta all information som behövs, berättar Erik.

Även den administrativa personalen i företaget utvecklas väldigt mycket tack vare IT. De anställda som jobbar med redovisning känner sig numera trygga med digitala arbetssättet enligt Erik.

- Vi är inga administratörer eller kontorsmänniskor, och tack vare IT kan vi känna att vi kan göra det som vi är bra på.

Utsiktsbyggarna skannar in varenda pappersdokument, som ritningar, garantibevis och handskrivna papperslappar från servicebilarna. Det papperslösa kontoret är Utsiktsbyggarnas mål.

Att hålla kostnadskontroll och ekonomisk balans

På frågan om IT hjälper Utsiktsbyggarna att spara pengar, är Eriks svar ett rungande "ja". Och företaget sparar inte bara administrativa resurser, utan nu vet ledningen också exakt vart slantarna i företaget tar vägen.

- På nyårsafton vet jag vilken omsättning och vinst vi hade detta år. Ett år missade jag kanske med 120-130 000 kronor, men då hade vi en omsättning på 25-30 miljoner. Så det är ju väldigt träffsäkert. Bokslutet som kom i pappersform några månader efter blev helt enkelt bara en bekräftelse av min bild, och ingen överraskning, avslutar Erik Janehall.

Vill du veta mer om hur IT kan hjälpa just ditt företag för att expandera på samma sätt som Utsiktsbyggarna gjorde? Ladda ner vår guide nedan.