Med en hantering av cirka 550 000 fakturor per år blev det i slutändan inte längre hållbart för HBV att varje krävde en till hög grad manuell process. Genom att implementera ett nytt ekonomisystem effektiviserade organisationen 90 procent av sin faktureringsprocess - med resultat att man idag har minimalt manuellt arbete för fakturahanteringen. 

[Ladda ner guiden om hur IT kan hjälpa ditt företag i tillväxtfasen!]

HBV är allmänyttans inköpsfunktion. I praktiken betyder det att företagets medarbetare genomför samordnade upphandlingar för byggnationer och renoveringar av fastigheter som ägs av 340 kommunala bostadsföretag. Totalt har HBV cirka 1 500 kunder och 183 leverantörer med en omsättning på cirka 2,2 miljarder kronor.

HBV hanterar 550 000 fakturor per år - och tidigare använde man ett system som krävde mycket handpåläggning. En i längden svår situation, speciellt eftersom antalet fakturor bara växte år för år, berättar Johan Almesjö som är VD för HBV.  

Nytt affärssystem för att stötta fakturahanteringen

Tidigare hade HBV en manuell hantering av fakturor i ett AS/400-baserat ekonomisystem. Felaktigheter i leverantörsfakturor rättades genom manuell rättning innan de skickades vidare till kund.

Johan berättar att HBV på det sättet kunde hålla en hög kvalitet på sina fakturor, men att den manuella handpåläggningen tog mycket tid.

Med ökande fakturavolymer och en föråldrat system blev situationen slutligen kritisk. Därför investerade HBV i ett nytt affärssystem. I det nya systemet hanteras över 90 procent av fakturaflödet helt automatiskt utan handpåläggning. Den handpåläggning som ibland trots allt måste göras är betydligt lättare och smidigare än tidigare.

Hur har förändringen hjälpt? 

Johan menar att det mest konkreta är att resurser har frigjorts till mer värdeskapande aktiviteter. Samtidigt erbjuder ett digitaliserat flöde större möjligheter till kontroll och validering av fakturor. Det digitaliserade flödet leder i sin tur till besparingar och kostnadssänkningar hos HBV:s medlemsbolag.

- Naturligtvis kommer vi över tid minska våra kostnader för den administrativa hanteringen av fakturor och även sannolikt förbättra vår likviditet då hanteringen idag går mycket fortare, berättar Johan.

- Den största vinsten är nog trots allt de kostnadsminskningar som kan göras hos våra medlemsbolag genom bättre avtal och bättre kontroll på priser och avtalsvillkor.

Vilka utmaningar har uppstått i samband med digitaliseringen? 

Johan framhåller att de största utmaningarna förutom det rent tekniska har varit kommunikationen efter systemuppdateringen med leverantörer och kunder. Eftersom HBV tidigare ”rättat” felaktigheter i fakturor under en så pass lång tid har ingen extern part haft någon bild av informationskvaliteten i fakturorna.

När den digitala förändringen genomfördes har kunderna upplevt att HBV:s fakturor blivit sämre i det nya systemet när de manuella rättningarna inte längre gjordes. HBV har därför behövt kommunicera och informera till kunder och beställare att det nya systemet har krånglat lite innan problemen till slut åtgärdats för gott.  

Kommer företaget att digitalisera mer? 

På frågan om HBV kommer att digitalisera mer svarar Johan att det kommer HBV självklart att göra:

- Vi är bara i början på vår digitaliseringsresa. Det som jag ser står närmast i tid är att titta närmre på digitaliseringsmöjligheterna inom uppföljningsområdet. Vi vill också knyta samman de olika systemen för att få synergieffekter och enklare kunna ta fram och distribuera data och rapporter.

- Ett annat intressant område med många möjligheter till digitalisering ligger i beställningsprocessen. Utvecklingen mot att använda digitala avropssystem ökar alltjämt och här tror jag HBV kan ta en mer aktiv roll, avslutar Johan. 

Sammanfattning

HBV är ett offentligt organ vars uppgift är att främja medlemsbolagens ekonomiska intressen. HBV hanterar 550 000 fakturor per år och tidigare har de hanterat "rättning" av felaktiga fakturor manuellt. Det manuella arbetet åt till slut upp för mycket tid och då bestämde sig HBV för att uppgradera sitt fakturasystem med ett nytt digitalt system. Genom digitaliseringen har HBV automatiserat 90 procent av den gamla processen och frigjort en uppsjö av tid för deras medarbetare. 

Vill du lära dig mer om hur IT kan hjälpa ditt företag? Ladda ner vår guide till hur IT kan hjälpa ditt företag i tillväxtfasen!