En sak kan vi alla vara överens om – datorer, lagring, dokumenthantering, licenser och relaterade frågor bör inte väcka några bekymmer. Varken hos IT-chefen eller användaren. Vägen till en bekymmersfri IT-miljö kan se olika ut beroende på vilken lösning man väljer. I denna artikel presenterar vi lösningen med Microsoft Office 365.

Office 365 är Microsofts molntjänst för små och medelstora företag. Med hjälp av denna plattform öppnas dörren till det moderna arbetssättet för alla användare. 

De starkaste fördelarna listar vi här!

1) Arbete var man än befinner sig
Dokumenten som skapas och redigeras i Office 365:s appar lagras i molnet. Det betyder att användarna kan komma åt dem var de än befinner sig. Det enda som krävs är en internetuppkoppling. Detta innebär även att projektgrupper, som jobbar i ett och samma dokument, inte är låsta till en fysisk plats.

2) Den enhet som passar bäst kan användas
För första gången någonsin använde i oktober förra året fler slutkonsumenter mobilen än datorn när de nöjessurfade. Denna trend spiller även över till arbetslivet - anställda kollar jobbmejlen i sina smartphones och surfplattor på väg till och från kontoret samt hemma i soffan. Det föder såklart krav på att kunna jobba i dessa plattformar. Office 365 uppfyller kraven på ett ypperligt sätt, helt oberoende operativsystem (Windows, iOS och Android).

3) Korta avstämningar oberoende av tid och plats
Ibland vill man ställa en snabb fråga till kollegan som sitter på andra sidan korridoren, men inte störa. Eller så sitter kollegan helt enkelt i en annan stad och du vet att chansen att du får ett snabbt svar på mejl är låg. För sådana snabba avstämningar finns Skype for Business, som ingår i Office 365. Med Skype får användarna tillgång till funktioner som snabbmeddelanden, ljud- och videokonferenser, onlinemöten, och mycket mer.

4) Arbete i den senaste dokumentversionen
Dokument som ska samredigeras behöver lagras på en server. Om denna server är fysisk, det vill säga befinner sig i en lokal serverhall, blir dokumentet låst när en användare öppnar det. För att ändå komma åt dokumentet sparar många en kopia av dokumentet (t.ex. _jonas.docx eller _mia.xls). Andra sparar dokumentet lokalt och mejlar det sedan vidare. I slutändan skapas ett flertal versioner och det blir svårt att hålla överblicken över vilken version som är den senaste. Sparas dokumentet däremot i molnet, jobbar alla användare i samma version. Inga missförstånd gällande vilken version som är den senaste kan uppstå och framför allt kan teamet fokusera på leveransen.

För IT-avdelningen innebär Office 365 att resurserna som tidigare lagts på rutinuppgifter kan användas för andra projekt. Avdelningens vardag underlättas i flera avseenden:

5) Inget underhåll av egna servrar
Med Office 365 slipper IT-avdelningen ta hand om egna servrar. Underhåll och driftarbete utförs av Microsofts personal. Det sparar inte bara pengar åt företaget, det frigör även resurser på IT-avdelningen som kan användas i andra, mer proaktiva sammanhang.

6) Rätt användare och rätt enhet får rätt licens
Licensfrågor är alltid ett bekymmer för IT-chefen. Vilka användare har vilken licens, och på vilka enheter används licensen? Detta bekymmer blir betydligt mindre med Microsofts molntjänst. Som IT-chef (eller valfri administratör) kan du tilldela licenser till nya användare när de skapar nya konton, eller till användare med befintliga konton. Att frigöra licenser och att ge dem till andra användare är inte heller några problem. Du kan även ta bort licenser som inte längre behövs när anställda lämnar företaget. 

7) Alltid högsta säkerhet
I och med Office 365 kan ni som IT-avdelning säkerställa att ert företag IT-skydd lever upp till den senaste standarden. Varje gång Microsoft uppdaterar tekniken för krypteringen av e-postmeddelanden eller ökar säkerheten inför datorintrång på annat vis, tar ni som företag del av detta. IT-säkerheten, tidigare ett ständigt bekymmer för IT-chefen, höjs rejält med hjälp av Office 365. 

8) Alltid senaste version av ett program
Istället för att behöva planera för långa och resursintensiva uppgraderingsprojekt, kan IT-avdelningen luta sig tillbaka när det gäller uppgraderingen av apparna som ingår i Microsoft Office 365. Oavsett om det gäller Outlook, Word, Excel, Powerpoint eller Skype – alla dessa program uppdateras automatiskt. 

9) Smidig och enkel skalbarhet
Få lösningar har en lika snabb och enkel migrering av mejlkonton som Office 365, tack vare den inbyggda skalbarheten i Office 365. Det är inga problem att med ett knapptryck kunna lägga till 5, 10 eller 50 nya mejlkonton från en dag till en annan.

Sammanfattning

Arbete var man än befinner sig på den enhet som passar bäst. Snabb kommunikation oberoende av tid och plats och tillgång till den senaste dokumentversionen. För användaren betyder Office 365 flexibilitet och rörelsefrihet. För IT-avdelningen gäller detsamma - inget underhåll av egna servrar, rätt licensiering, högsta säkerhet och programversion. Lägg därtill smidig och enkel skalbarhet, och det blir tydligt att Office 365 skapar en bekymmersfri IT-miljö.

Har du blivit nyfiken på Office 365? Då vill vi på Koneo gärna bjuda dig på en demo av plattformen. Anmäl dig här nedan!