Gym-, friskvårds- och hälsocentret MittLivsStil i Luleå vill växa. De 30 föreningar som man hittills har kopplat till organisationen behöver en gemensam plattform för information. För att lyckas locka ännu fler, krävs att både administration och kommunikationen hålls samman. Därför har de ansvariga satt igång ett projekt som går ut på att bli mer snabbfotad och flexibel.
[Ladda ner VD:ns guide till expansionsfasen och hur IT kan hjälpa]
- Less is more. Ju färre system du har, helst sådana som är mer koncentrerade och kan kommunicera med varandra, desto enklare blir det, säger Ulf Bergström som är IT-ansvarig på MittLivsStil.
I tidigare inlägg har vi konstaterat att de största utmaningarna i expansionsfasen är att:
- Hitta nya marknader och kunder
- Lansera nya tjänster och/eller produkter
- Säkerställa analys och uppföljning
Om då personalen måste lägga tid på fel saker - som i MittLivsStils fall använda tre olika system för en bokning (löneadmin, schemaläggning, och själva bokningen) - är risken uppenbar att det blir svårt att få tid över för att hitta nya marknader och kunder.
- Det krävdes en uppstädning. Gör du en insats på ett ställe ska det automatiskt falla igenom till andra ställen, berättar Ulf Bergström.
Och i sann “less is more”-anda började företaget skala av och paketera om.
Mobilitet och enkelhet med hjälp av molnet
MittLivsStil utvecklade ett IT-projekt med molnet som rättesnöre och mål att enklare kommunicera både internt och externt. Företaget startade med att blanda molnet med deras gamla miljö (hybrid molnmiljö), för att sedan successivt kunna växa in i molnet.
Dagens IT-gränssnitt är mer tilltalande för alla användare, dessutom erbjuds alla anställda mobilitet. I den nya miljön kan alla enkelt nå den informationen de behöver, var och på vilken enhet som helst. Nyckelordet som Ulf Bergström nämner gång på gång är “enkelhet”.
Nu kan föreningarna, gruppledare och anställda som interagera med varandra på ett smidigt sätt. Enligt Ulf Bergström har MittLivsStil målet att ytterligare använda den kraften som finns inom en modern digital miljö till fullo:
- Vi vill plantera dokument för personalen som kan nås på ett enkelt sätt. Dokumenten kan gälla hantering av ekonomiska ärenden, ersättningarna och blanketter.
Nu kan expansionen accelerera
Rätt IT-miljö hjälper de anställda att lägga tid på rätt saker. Administrationen minskar och alla kan fokusera på verksamheten, samtidigt som man med hjälp av moderna verktyg säkerställer analys och uppföljning.
Med så många föreningar, träningsledare samt funktionärer som är kopplade till MittLivsStil, är det av stor vikt att det hålls enkelt.
Sammanfattning
MittLivsStil har tidigare haft många olika system som var låsta till specifika datorer. Det gjorde det svårare för anställda att arbeta på ett smidigt och effektivt sätt - och i slutändan att få rätt fokus på rätt saker för att kunna expandera.
Företaget har mer och mer förflyttats till molnet för att skapa en bättre IT-miljö för kommunikation och informationshantering. I framtiden planerar MittLivsStil att vara oberoende av hårdvaror på specifika platser så att anställda kan arbeta mer mobilt och effektivt.
Missa inte vår guide för dig som vill expandera! Vi ger ovärderliga tips för VD:n som satsar på en expansion som har de bästa förutsättningarna.
