- Vi hade aldrig kunnat omsätta 14 miljoner som vi gör idag om vi hade varit kvar i det gamla, analoga arbetssättet. Det säger Marcus Frisk, VD för Nordic Heating i Forsbacka som har satsat på digitalisering. De senaste åren har Nordic Heating haft en så pass stark tillväxt, och goda resultat, att de tog sig i in på Veckans Affärers lista över Sveriges superföretag.

[Ladda ner guiden om hur IT kan hjälpa ditt företag i tillväxtfasen!]

Utgångspunkten för Marcus var att det i Nordic Heatings dagliga verksamhet fanns kritiska tidstjuvar. Skälet bakom var ett analogt arbete som tog bort de tio anställdas fokus från det de egentligen ska göra: sälja kaminer via flera kanaler som webbhandel, den lokala butiken och återförsäljare:

- Om vi ska jämföra det med när jag började för sex år sedan så hade vi allt arbete i egna pärmar som man fick sitta och bläddra i. Eller så rotade man i egna filer på datorn. Ordrarna var nedskrivna på lappar och lades in i ett CRM-system som dock inte var kopplat till bokföringen. Alla ordrar fick dubbelmatas vilket inte var så effektivt, berättar Marcus. 

I takt med att företaget växte initierade Marcus (ihop med sin far, som är grundaren av företaget) ett antal insatser som gick ut på att digitalisera processer och rutiner

1. Webb-baserat affärssystem

Som första steg införde Nordic Heating ett webbaserat affärssystem för att underlätta hela orderhanteringen. Nu är lager, order, kundregister, bokföring m.m. samlat på ett ställe och åtkomligt oavsett var man befinner sig.

- Vi kopplade också ihop fraktbokningssystemet med affärssystemet. När vi nu har packat en order så förs alla uppgifter enkelt över direkt in i fraktbokningssystemet. Det spar en massa tid genom att vi slipper vi massa manuellt arbete som vi tidigare drabbades av.

2. Webbshop

De digitala försäljningskanalerna är viktiga för Nordic Heating. Under Marcus första år i firman bytte hemsidan plattform och fräschades upp. Liksom tidigare går det att lägga order eller offertförfrågningar via hemsidan. Inkommande ordrar från hemsidan måste dock fortfarande behandlas manuellt, vilket stjäl en hel del tid. Sedan en tid pågår därför ett projekt för att lansera en helt ny webbshop med betydligt mer funktionalitet och modernare utseende. Bland annat skall lagda ordrar automatiskt gå direkt in i affärssystemet och betalning skall klaras av i webbshopen.

- När vi väl får den på plats kommer den innebära ett rejält lyft för oss, säger Marcus. 

3. Lagring i molnet

Som sista steg i Nordic Heatings interna digitalisering nämner Marcus Frisk införandet av en molntjänst för att lagring av dokument och bilder. En direkt ROI som går att räkna hem i att alla anställda på företaget kan få tag på de filer de behöver utan att behöva kontakta varandra. 

Så har förändringarna hjälpt Nordic Heating

- Vi hade aldrig kunnat omsätta 14 miljoner som vi gör idag om vi hade varit kvar i det gamla. Man måste effektivisera sig och minska ner på onödig arbetstid, berättar Marcus. 

De olika nya systemen har gjort att Nordic Heating även slipper dubbelarbete med ordrarna som det var tidigare. 

- Nu när vår omsättning ökat har vi inte så mycket tid över till tidskrävande projekt. Därför är det nödvändigt att digitalisera sig!

Tips och råd till andra företagare som vill digitalisera sig

Marcus berättar att ett typiskt problem för småföretag är tidsbrist, framför allt för större projekt. Enligt honom går 98 procent av hans tid går till den dagliga verksamheten, framförallt när den ökar. Han kommer därför att fortsätta digitalisera företaget och tror att det är något man måste jobba med kontinuerligt hela tiden för att vara konkurrenskraftig.

Marcus tips till andra som vill digitalisera men som fortfarande är analoga är följande:

- Det är viktigt att sätta sig ner. Analysera vilka problem man har och verkligen ta reda på vilka som är de största tidstjuvarna.  När man väl har bestämt sig så är det en ganska enkel sak att inse att det är viktigt att hoppa över till andra sidan, att digitalisera mera. 

Sammanfattning

Nordic Heating kämpade med analoga processer som åt upp för mycket tid. Genom att införa ett digitalt affärssystem så försvann stora delar av det analoga arbetet, vilket skapade större förutsättningar för alla på företaget att fokusera på tillväxt. Investeringen i molntjänster går att räkna hem i att alla anställda på företaget kan få tag på de filer de behöver. 

Företaget jobbar alltjämt på med att digitalisera ytterligare. Det nuvarande stora projektet är en ny webbshop med bland annat integrerat ärendehanteringssystem.

Vill du också bli av med dina tidstjuvar och få fart på tillväxten? Läs våra tips på hur IT kan hjälpa i tillväxtfasen!