Numera är det inte något problem för individer och grupper på ett företag att samarbeta med andra individer och grupper utan behöva befinna sig i samma rum. Detta handlar detta blogginlägg om.

Det tekniska stödet som bekymmersfri IT ger för effektivt samarbete har aldrig varit bättre, och med detta kan företagen till fullo dra nytta av fördelarna av individer och grupper som samarbetar.

Fördelarna av effektivt samarbete

Lynda Moultry Belcher har skrivit om Advantages & Disadvantages of Collaboration in the Workplace och vi återger några av hennes teser här nedan.

• Bättre arbetsfördelning, alltså sättet som arbetet är uppdelat på. När mer än en person fått uppdraget att utföra en viss uppgift, särskilt när det är ett stort projekt, är det till stor hjälp för alla om var och en har en liten del i ansvaret. På så sätt är det mycket mer sannolikt att saker och ting blir gjorda, jämfört med om bara en eller två personer ansvarar för arbetsbördan och ska slutföra uppgiften helt själv.
• En annan fördel som brukar infinna sig mer eller mindre direkt: De olika individer som ska samarbeta i ett projekt eller dela på ett ansvar måste ta hänsyn till varandra. Till en början kan det visserligen leda till att projektet får en längre uppstartsfas, men gruppmedlemmarna kan lära sig mycket av varandras sätt att närma sig uppgiften och respektera det, diskutera det eller till och med helt anamma det.
• Större kreativ input uppstår när olika personer samlas i ett projekt. Idéspånande kring de olika sätten att ta sig an projektet leder i de allra flesta fall till innovativa resultat. Dessa resultat kan sedan flöda in och öka kvaliteten på produkterna och tjänsterna som företaget erbjuder.
• Den fjärde fördelen av fler samarbete i grupp är att företagsledningen får ett bevis på vilka personer som har ledaregenskaper och vilka som inte har det. Ofta börjar det med att alltför många försöker leda gruppen, medan bara några få vill fokusera på vad som krävs för att få jobbet gjort. Men innan detta spiller över till andra delar av arbetsmiljön, och orsakar mer spänning, brukar det för det mesta leda till att samarbetsförmågan vässas och de som har en talang för att leda också behåller taktpinnen. Om inte, så finns det saker att ta tag i för VD och HR.

En enkät om samarbetsverktyg

Bloggaren Elizabeth Harrin genomförde på våren 2016 en enkät bland sina läsare som handlade om varför dessa använder samarbetsverktyg och deras erfarenheter med dessa. Svaren av denna undersökning är intressanta ur flera synvinklar.

På frågan "vilka fördelar ser du när du använder samarbetsverktyg" svarade en tredjedel att de underlättar att hitta information. En fjärdedel av de tillfrågade hävdade att samarbetsverktyg hjälper dem att skapa teamkänsla, något som verkar bli viktigare, eftersom i samma undersökning fyra år tidigare endast 18 procent svarade detta. Elizabeth Harrin tolkar detta som ett bevis på att företagen blivit bättre på att effektivisera samarbetet inom virtuella team.

74 procent av de tillfrågade anser att samarbetsverktyg förbättrar deras sätt att arbeta. Elizabeth Harrin tror att svaren är baserade på praktisk erfarenhet. 

Nästan 70 procent av de tillfrågade uppgav att de skulle fortsätta att använda samarbetsverktyg på jobbet, och kanske ännu mer än tidigare. Ingen svarade att de skulle sluta använda dem. Vissa svarade också att de skulle använda dem mer när fler kollegor gjorde det, vilket är rätt intressant. Ju mer dragningskraft ett verktyg har inom en projektgrupp, avdelning eller företag, desto fler använder det.

Kraven på samarbete från nya anställda

Intressant nog visar studier att den nya generationen av anställda inte bara trivs på arbetsplatser där teamwork står i fokus. De till och med gör detta till ett viktigt krav när de väljer nya jobb. En mycket kollaborativ arbetsplats med bekymmersfri IT kommer att locka många nya talanger.

Men det kräver också att arbetsplatsen omprövar sitt sätt att jobba i team, definiera roller, och uppsättning av dagliga affärsprocesser. Alltför många företag fortsätter att arbeta enligt processer som formades för flera decennier sedan, innan många av de nya Generation Y-medlemmarna ens var födda. Det är där verktygen och IT-miljöns infrastruktur kan hjälpa till.

Sju ytterligare trender som IT-chefen måste ta ställning till

1. Det är inte längre lika viktigt var en individ jobbar
2. Nu slipper IT-ansvarig hålla koll på licenserna
3. Det har aldrig varit enklare att upprätthålla högsta IT-säkerhet
4. Det är kostnadseffektivt att ta specialisthjälp
5. Agilitet är en dygd för konkurrenskraft
6. Kunderna är mer pålästa än någonsin
7. Arbetsgivare bör möta den nya generationen – men inte glömma de som är mitt uppe i arbetslivet

Sammanfattning

Att samarbeta står högt i kurs och det med all rätt. Det företag som inte vill att deras medarbetare jobbar ihop bättre, har missat en stor del av poängen och kommer att få det tufft om några år när merparten av den arbetsföra befolkningen består av 90-talister.

Vill du veta mer om de digitala sanningarna och hur du kan bemöta dem? Ladda ner vår guide "8 digitala sanningar för din verksamhet här". Där kan du också läsa om de sju andra trenderna.