Den här bloggartikeln ska handla om arbetsmiljön. Som till stor del påverkas av hur "det rent praktiska" fungerar. Självklart spelar chefens sätt att coacha, småpratet med arbetskollegorna och en välfungerande kaffemaskin också stor roll. Och mycket mer. Men när allt kommer omkring är alla beroende av en smidig IT-miljö som bara fungerar och inte väcker några bekymmer. Som, när det går riktigt bra, kan lägga grund för att utveckla personalen.

"Inga bekymmer, man är lycklig var dag. Är en härligt fri, filosofi. Hakuna Matata!

Alla som har sett (eller har barn som har sett) Disneys Lejonkungen minns säkert Timon och Pumbas glädjesång om en vardag utan problem. Tänk dig att ert IT-landskap vore lika sorgfritt! Man kanske inte blir som de två tecknade vännerna, men det finns självklart fördelar som personalen och företaget kan dra nytta av. 

1) Bekymmersfri IT lägger grund för att samarbetet får nya, kreativa former

Om det är något som uppskattas av både ledningsgruppen och medarbetare ute i verksamheten så är det samarbeten på företaget som spänner över avdelningarna och som involverar alla - från praktikanten och nyanställd assistent till mellanchef och CFO. Här kan IT-landskapet vara själva grogrunden. Speciellt om dokument lagras i gemensamma ytor som är åtkomliga för alla i företaget och där individuell eller arbetsgruppers input och ändringar kan spåras. I dessa miljöer kan alla jobba i samma dokument samtidigt. Alla vet vilken version som är den senaste och slutprodukten blir resultatet av allas gemensamma ansträngningar. 

2) Bekymmersfri IT främjar kommunikationen

Moderna, flexibla IT-miljöer erbjuder möjligheter att snabbt skicka frågor och kommentarer till kollegorna utan att behöva starta långa mejltrådar eller bjuda in till tidskrävande möten. Framgångsrika företag har mycket kommunikation, och inte bara "top-down" utan även nerifrån och upp. Det får gärna vara högt i tak och ledningsgruppen och andra beslutsfattare svarar på frågor och inspel i dessa kanaler. Vilka kanaler menar vi då? Exempelvis chattar, Facebook-liknande plattformar och samarbetsplattformar som tillåter kommentarer i dokument, och det i realtid. 

3) Bekymmersfri IT skapar transparens i alla led

När arbetssättet med gemensamma arbetsytor har etablerats kommer väldigt viktiga sidoeffekter. En av dessa effekter är transparensen som uppstår, när nyckelinformation görs tillgänglig och förståelig. Ledningen behöver inte vara rädd att informationen förvanskas, eftersom det med några enkla knep går att bestämma vilka individer eller grupper/avdelningar som får rätt att editera och vilka som enbart får läsåtkomst. 

4) Alla får tillfälle att lära sig mer 

Intern kompetensutveckling brukar stå högt i kurs hos gemene anställd, men det är inte alltid som det finns budget eller tid för att skicka enstaka individer eller hela avdelningar på kurs. Då är det istället ökade färdigheter som man lär sig genom praktisk användning och ”learning by doing” som gäller. Och när man tänker på hur få funktioner vi utnyttjar i ordbehandlings- eller kalkyleringsprogram i det dagliga arbetet, så kan stora läroeffekter uppstå bara genom att klicka på en flik som man aldrig tidigare har klickat på. Framför allt teknikentusiasterna, så kallade ”early adopters” kan ta ledartröjan och i takt med att de blir mästare över de mest invecklade funktionerna i ett program inspirera sina kollegor. 

5) Livspusslet blir lösbart

Att behöva befinna sig på just en viss plats för att utföra en arbetsuppgift när den kan göras på håll leder i de allra flesta fall till en negativ utveckling. Det ger en känsla av att vara instängd, och det är många tjänstemän eller andra arbetstagare som har datorn som sitt främsta arbetsredskap rörande överens om. Anledningen till varför det ofta kommer saker emellan är det så kallade livspusslet. Ett pussel som kan lösas med hjälp av IT som tillämpar distansarbete, videomöten och mycket annat.

Att arbeta på distans innebär frihet under ansvar. Precis som Arbetsmiljöupplysningen skriver är de självklara fördelarna med distansarbete att man slipper lägga tid på resor, vilket ger mer tid till privatlivet. Risken är däremot att gränsen mellan jobb och privatliv lätt suddas ut. Då blir den egna förmågan att sätta gränser viktigare, till exempel att inte kolla e-post som rör jobbet på kvällar och helger. Men vi har tidigare konstaterat att denna gräns inte är lika viktigt längre för de unga generationerna som är på väg in i arbetslivet, så denna diskussion kommer att se helt annorlunda ut om något decennium. 

Sammanfattning

Bekymmer finns det gott om i vardagen och andra situationer, så att ha ett IT-landskap som ställer till det är inte bara onödigt. Det sätter också stopp för att medarbetarna på ett företag kan ta de utvecklingssteg de vill eller förväntas ta. Å andra sidan kan en riktigt välfungerande teknisk arbetsmiljö lägga grund för att alla utvecklas och driver företaget framåt. Med resultatet att företaget blir mer konkurrenskraftigt.

Vill du veta mer om hur andra företag och organisationer drar nytta av IT i sitt sätt att positionera sig på marknaden och möta den globala konkurrensen? Ladda ner vår rapport.