Alltför många IT-chefer får huvudvärk när de tänker på sitt företags IT-miljö. Det kan ha olika orsaker men de vanligaste skälen är att lösningarna som företaget jobbar i kostar för mycket, att de inte är tillräckligt säkrade mot IT-attacker från omvärlden och användarna klagar på att de är "omoderna". IT-miljön skapar för många bekymmer, helt enkelt!

Den brittiska författaren Douglas William Jerrold sade en gång att "bekymmer är som små barn, ju mer man pysslar om dem desto bättre trivs de." Pyssla inte om dina IT-relaterade bekymmer utan se till att bli av med dem en gång för alla. Office 365 är ett ypperligt sätt att göra det på.

1. Enkelt att använda och bygger på de verktyg dina användare redan känner

Office 365 fungerar sömlöst med de program dina användare redan känner till och använder - bland annat Outlook, Word, Excel och PowerPoint. Ingen behöver lära sig nya program, installera komplicerade system, eller lära sig ny terminologi.

(Följande tre punkter kommer från kanadensiska Sharegate, som levererar så bra argument att vi gärna delar dem vidare till er!)

2. Du behöver inte bry dig om servrar och drift

Office 365 är en molntjänst och väljer du att gå "all in" betyder detta att er IT-avdelning inte längre behöver ta hand om fysiska servrar. Istället för att ni behöver hyra utrymme i en serverhall och skicka dit tekniker för underhåll och uppgraderingsarbete, gör Microsoft och dess partnerföretag det åt er. De resurser som frigörs i och med detta på IT-avdelningen kan ni använda för att utveckla verksamheten. 

3. Du behöver bara betala det du använder

Office 365 är ett abonnemang. Du betalar endast för de licenser och den serverkapacitet du behöver. För ett företag som satsar på tillväxt betyder detta att den enkelt kan köpa till tjänster, lagringsutrymme och andra funktioner som behövs. OneDrive for Business - vilket är där all data lagras - erbjuder mycket utrymme till ett förvånansvärt lågt pris. Som IT-avdelning behöver ni helt enkelt inte investera i nya servrar (se punkt 2).

4. Dina användare kan jobba var de än befinner sig

Med en molntjänst behöver dina användare inte längre känna sig låsta vid sitt skrivbord på kontoret. De kommer åt alla dokument så länge de är sparade i molnet. De kan jobba i vilken enhet de väljer - smartphone, surfplatta eller bärbar dator – och allt är uppdaterat med säkerhetsrutiner som garanterar att företagets data är skyddat.

5. Företagets produktivitet får ett uppsving

Just ovannämnda mobilitet är viktigt när det gäller att öka företagets produktivitet. Istället för att begränsa eller till och med förbjuda BYOD (bring your own device) kan användarna få en helt ny frihet att jobba när det bäst passar dem. Du har säkert redan hört att allt fler väljer bort PC:n för att kolla jobbmejlen – och när de sedan kan utföra arbetsuppgifter i mobilen eller surfplattan, blir de genast produktiva.

6. Samarbetet användarna emellan når nya höjder

Företag som jobbar i en IT-miljö i program och dokument som lagras och körs i företagets lokaler, löper risk att få tungrodda processer och ineffektiva projekt. Ta bara exemplet där dokument mejlas runt istället för att sparas i en gemensam arbetsyta. Det resulterar ofta i att flera versioner av samma dokument skapas, och till slut blir det omöjligt att avgöra vilken version som är den senast uppdaterade och därmed ”gäller”.  Med en molntjänst jobbar alla i samma dokument och eventuella missförstånd kan undvikas. 

7. Kommunikationen blir givande och transparent

I molntjänsten Office 365 ingår kommunikationsverktygen Skype for Business och Yammer. Dessutom kan användarna snabbt och enkelt dela anteckningar och kommentarer med varandra genom att göra dessa i dokumenten som samredigeras. Tillsammans utgör dessa verktyg och funktioner en utmärkt grogrund för spontan, tillgänglig och öppen kommunikation. Detta till skillnad från den traditionella e-posttråden, som alltför ofta blir oöverskådlig och exkluderande.  

8. Det är alltid uppdaterat

Som Rackspace skriver, har Office 365-kunder alltid tillgång till den senaste versionen av Office-produkter. Ditt företag behöver inte längre teckna ett Software Assurance-avtal med Microsoft.

9. IT-kostnaderna blir förutsägbara och hanterbara

Många företag väljer engångsköp av Office-produkter när de anställer nya medarbetare. Men vad händer om den anställda lämnar eller företaget måste göra nedskärningar? Att returnera mjukvaran och få tillbaka pengarna är tyvärr inte möjligt.

Office 365 ger istället företaget möjligheten att skala upp eller ner enligt en förutsägbar kostnadsstruktur. Precis som ditt företag enbart betalar för vad det använder, betalas även Exchange, Sharepoint eller Skype for Business enligt samma princip. Office 365 möjliggör en smidig övergång till en mer flexibel kostnadsmodell.

10. Licensfrågan är inget problem längre

Som IT-chef behöver du inte längre bekymra dig om dina användare verkligen har rätt till licensen som de använder – så länge det är en licens som ingår i Office 365. Rätt licensierade användare och enheter garanterar att företaget slipper löpa risk att åka på dryga bötesbelopp från mjukvaruföretag. 

Sammanfattning

Enligt oss är Office 365 framtiden för produktiviteten och samarbete. Det är helt enkelt en tidsfråga innan vi alla använder det. Frågan som varje organisation måste ställa sig är med andra ord när det är rätt tillfälle att göra övergången. Oavsett om ditt företag väljer att ta det stora steget och flytta hela sin IT-miljö till molnet eller väljer en hybrid lösning, kan Office 365 hjälpa din organisation att öka produktiviteten och hantera sina IT-kostnader.

Har du blivit nyfiken på plattformen? Boka en demo med oss, och vi visar dig hur det fungerar i praktiken.