– Tidigare har vår IT-struktur varit lite spretig. Vi insåg att vi behövde samordna vår IT på ett bättre sätt, berättar Ben Dyke, IT-samordnare på Erikshjälpen. Det var därför organisationen bestämde sig för att implementera molntjänsten Microsoft Office 365 och leasa all IT-utrustning. Idag har Erikshjälpen en bättre IT-plattform till lägre kostnad.

Erikshjälpen är en organisation som kämpar för barn som lever i fattigdom och utsatthet. Dessa barn ska få ett bättre liv, både nu och i framtiden. Erikshjälpen äger runt 60 secondhandbutiker runtom i Sverige, men har även en stor, omfångsrik projektverksamhet i fält och driver Skandinaviska Läkarbanken som skickar ut läkare och specialistsjuksköterskor till olika sjukhus, främst missionssjukhus.

Visserligen är Erikshjälpen ideell, men i sitt IT-arbete har organisationen liknande problem och dagliga utmaningar som många andra organisationer och företag. Ben Dyke berättar att IT-stödet behövde ses över för att utveckla den interna kommunikationen och samarbetet. Detta eftersom strukturen i IT-miljön var spretig för de cirka 400 användarna (varav cirka 70 sitter på de båda kontoren i Huskvarna och Holsbybrunn):

– Vi insåg att vi behövde börja om från början och skapa en gemensam plattform som är skalbar och enklare att hantera, säger Ben.

Just skalbarhet var en nyckelfaktor i Erikshjälpens beslut att flytta sin IT-miljö till Microsofts molntjänst. Erikshjälpen växer stadigt och öppnar flera nya secondhandbutiker varje år. Butikerna är ett nav i Erikshjälpens verksamhet. Förutom att det är där stora delar av intäkterna genereras genom försäljning, så vill organisationen att de utvecklas som mötesplatser och som kontor för medarbetare runt om i landet.

- Det ställer krav på att vi har en gemensam IT-infrastruktur så att medarbetarna har tillgång till rätt verktyg, berättar Ben.

Första steget i samarbetet med Koneo blev att Erikshjälpen bestämde sig för att leasa all utrustning från Koneo.

- Otroligt smidigt. Koneo sköter allt och det spar mycket tid jämfört med innan, berättar Ben.

Molntjänst löser alla behov

Nästa steg var en genomgång av vilka verktyg och lösningar som kunde vara lämpliga för Erikshjälpens behov. Erikshjälpens mål var att skapa en IT-miljö som främjar samarbete:

- Det handlar exempelvis om hur vi planerar arbetet och samarbetar i projekt, säger Ben.

Experter och bloggare har påvisat flera fördelar som uppstår i och med effektivt samarbete - bättre arbetsfördelning är en av dem. När fler än en person fått ett uppdrag, speciellt i stora projekt, är det till stor hjälp om var och en har en liten del i ansvaret. Det blir mycket mer sannolikt att saker och ting blir gjorda.

Som plattform ger Microsoft Office 365 tillgång till verktyg som förenklar samarbetet - mail, Microsoft Planner, Sharepoint, Skype for Business och fler. Så därför kändes en satsning på denna moderna plattform helt rätt för Erikshjälpen.

Idag lägger Erikshjälpens IT-enhet ner mycket mindre tid på administration. Microsoft Office 365 innebär helt enkelt en enklare hantering och tidsbesparingar för IT-enheten.

– Office 365 är stabilt och mycket enkelt att administrera, sådant är guld värt för en administratör. Förr hanterade vi flera olika servrar. Nu hanterar vi alla användare i ett och samma system. Vi kan även sköta det via telefonen med en app. Det är väldigt smidigt, säger Bens kollega Linus Lundgren och Ben inflikar att de spar tid. Bland annat för att de inte längre behöver kontakta en hostingleverantör, eftersom de inte kunde göra mycket själva.

Tiden som frigörs kan IT-enheten lägga på utvecklingsfrågor. Dessutom har Erikshjälpen sänkt sina IT-kostnader med 25 procent.

- Tidigare betalade vi 100 000 kronor om året enbart för hostad e-mail, berättar Ben och avslutar med att han helhjärtat rekommenderar andra företag och organisationer att satsa på en liknande lösning:

– Det upplägg som vi har valt är ett bra sätt att börja jobba med molntjänster. Vi kommer att fortsätta att steg för steg lägga allt mer i molnet med alla de fördelar som detta innebär.

Sammanfattning

Den ideella organisationen Erikshjälpen behövde samordna sin IT på ett bättre sätt, eftersom de upplevde att strukturen varit spretig.

En leasinglösning av all IT-utrustning i kombination med Microsofts molntjänst Office 365 har gett organisationens 400 anställda en bättre IT-plattform till 25 procent lägre kostnad. IT-enheten kan numera lägga tid på andra frågor än administration och alla inom organisationen har mycket bättre förutsättningar för internt samarbete.

Vill du läsa Erikshjälpens kundberättelse i lugn och ro? Klicka här eller ladda ner den här nedan!