Du har säkert hört om fördelarna som molntjänster som Office 365 innebär för små och medelstora företag. De vanligaste som nämns är kostnadseffektivitet, skalbarhet, säkerhet och transparens. Men hur använder proffsen plattformen? Jag hörde av mig till mina kollegor Jan Doverfors och Jonas Lindberg, båda säljare på Koneo, och frågade om deras erfarenheter med Microsofts molntjänst.

- Det gick ofta åt mycket tid för att leta efter dokument, säger Jan Doverfors och syftar på tiden före molntjänsternas breda genomslag.

Jan arbetar som säljare i Skövde med kundansvar för flera företag i Skaraborg. För honom är det viktigt att hålla koll på alla kundkontakter och dokument. Och för just detta nyttjar han Office 365.

- Jag gillar struktur och ordning och satsar numera på ett genomtänkt användande av Sharepoint och Onedrive. Det underlättar dokumenthanteringen avsevärt, berättar han.

Därför är hans tips att titta närmare på alla program som ingår i Office 365, förutom alla smarta funktioner som hela tiden tillkommer i de vanliga Office-applikationerna.

Jonas Lindberg, Jans kollega i Visby, framhåller även han att det med Microsofts molntjänst blir lättare att hålla koll på filer och nå dem överallt på alla enheter. När jag frågar om hans favoritfunktion i plattformen behöver han inte fundera alltför länge.



- Då måste jag svara Skype for Business! Det är ett riktigt användarvänligt och fungerande videokonferenssystem. Tidigare upplevde jag mycket strul och långa uppstartstider innan man var igång, nu funkar allt bara!

Även Jan är en flitig användare av Skype-funktionen:

- Att kunna se mina medarbetares ”status” gör att jag kan välja vilket kommunikationssätt som passar bäst för stunden, chatt, telefon eller e-post. Jag sätter också snabbt och enkelt upp videomöten med kollegor, leverantörer och kunder!

Säljarnas råd till företagarna

Både Jan och Jonas får ofta frågor från små och mellanstora företag om hur en molntjänst hjälper dem få koll på IT-miljön. Då brukar de - förutom den enklare hanteringen av dokument med gemensam lagring och åtkomst - nämna fördelen med Office 365:s mailserver.

- E-postlådorna har mer än generöst med lagringsutrymme, säger Jonas.

En annan fråga som både Jan och Jonas brukar få är hur en molntjänst faktiskt hjälper en småföretagare att spara pengar. Förutom den stora förenklingen av licenshanteringen är det följande, berättar Jan:

- Titta på alla funktioner som ni ”får med på köpet”. Sharepoint, Onedrive och Skype för företag är några av de verktyg som kan leda till effektivitetsförbättringar både på individ- och organisationsnivå.

Men är det säkert? Vad händer med företagets information? Så här säger Jan:

- Backup av data och dokument är en mycket viktig fråga. Vad lagras lokalt och vad lagras i molnet? Ska jag ha lokala backuper eller förlita mig på de molnbaserade lösningarna? Eller både och? Ofta är en kombination av båda alternativen den bästa lösningen. Vi går igenom dessa frågeställningar och tar fram en lösning anpassad just för dina behov. När det gäller lagring av information i molnet är det också viktigt att se över vilken tjänst man väljer så att intern företagsinformation inte kan nyttjas av andra parter.

Jonas tillägger:

- Microsoft är en trygg leverantör med flera datahallar runt om i Europa. Ni kan inte göra det säkrare och mer kostnadseffektivt på egen hand!

Sammanfattning

Pratar man med användare av Office 365 brukar de framhålla dokumenthantering och kommunikation som direkta effektivitetsvinster i deras vardag. I ett långsiktigt perspektiv nämner de i vanliga fall licenshantering, och program/applikationer som ingår i plattformen. Läs även hur Erikshjälpens IT-miljö lyfte i molnet.

Har du blivit nyfiken på Microsofts molntjänst? Boka en demo med oss, och vi visar dig hur det fungerar i praktiken.