För mig som marknadsansvarig för en helhetsleverantör av IT- och dokumentlösningar känns det viktigt att hålla mig uppdaterad om hur företag jobbar med de produkter och tjänster som vi erbjuder. Det jag speciellt är intresserad av är kundernas egna ord. En berättelse som jag vill rekommendera är Luwa Distributing, som med Office 365 ökade sin produktivitet och förbättrade sin kundtjänst.

Det finns två anledningar till varför jag gillar Luwas berättelse extra mycket. Dels distribuerar företaget onekligen snygga spisar, köksfläktar och grillar (besök gärna deras sajt) och dels är de ett talande bevis på att det kan gå fel när man satsar på en billig "quick fix" för att lösa sina IT-relaterade utmaningar. Caset finns beskrivet på Microsofts hemsida och jag sammanfattar det viktigaste här nedan.

IT-miljön mötte inte de mest basala kraven

Luwa Distributing har sitt huvudkontor i småstaden Tukwila som ligger utanför Seattle i USA:s nordvästra hörn. Företagets kunder är arkitekter, designers och hantverkare som driver bygg- och renoveringsprojekt. Prissegmentet är lyxklassen, men det betyder inte att ägarna har obegränsade resurser som de kan lägga ner på sin IT-miljö. I själva verket är Luwa ett familjeföretag med färre än 50 anställda.

I takt med en allt snabbare tillväxt upplevde företagets vice-VD Sheri Walsh att IT-miljön inte längre mötte de mest basala verksamhetskraven. Luwas säljare jobbade visserligen med bärbara datorer och hade tillgång till smartphones, men de hade ingen tillgång till viktiga dokument på företagets server när de var ute på kundbesök. Att ringa in var deras enda sätt att hålla kontakten med lagret.

- För att säkerställa att alla visste återförsäljarens varumärkesportfölj, orderstatus, leveransdatum och lagerstatus var vi tvungna att uppdatera allt manuellt. Men säljarna ville ju kunna komma åt, redigera och dela informationen i realtid, berättar Sheri Walsh.

Google löste inte utmaningen

För att lösa situationen tecknade Luwa ett Google Apps for Business-abonnemang i tron om att det skulle bli lättare att dela filer med varandra. Men inkompatibiliteten mellan Googles dokument och kalkylblad och Microsoft Office-filer visade sig vara ett för stort problem. Luwa har alltid jobbat i en Microsoft Office-miljö med Word och Excel, och skötte sitt CRM och fakturering via Microsoft Dynamics.

Efter bara några månader med Google började Sheri Walsh få upp ögonen för Office 365. Hon besökte en lokal Microsoft-butik och lärde sig mer om alla funktioner som Office 365 Small Business kunde ge hennes företag. Hon bad om ytterligare stöd, och butikens personal kopplade ihop Luwa med Office 365:s kundtjänst.

- Stödet vi fick från Microsoft för att komma igång var flera dimensioner bättre än det vi fick från Google, säger Sheri Walsh och tillägger att hon upplevde att Luwa fick tillgång till ett stort affärssystem anpassade för just deras behov.

Kontinuitet och datasäkerhet

Nu är hela företagets dokument lagrade i molnet och Luwas anställda behöver inte oroa sig för verksamhetens kontinuitet och datasäkerhet.

- Förra året blev en av våra bärbara datorer stulen, vilket innebar att flera dagars arbete gick förlorat. Idag skulle det vara lätt att ladda ner allt till en ny enhet och direkt fortsätta med arbetet, berättar Sheri Walsh.

Luwas anställda sparar tid genom att samredigera dokument, när de skapar kundprogram eller bedömer återförsäljarens kreditvärde. Företaget bygger närmare relationer med sina partners och leverantörer eftersom Sheri Walsh delar ut behörigheter till externa kontakter för att komma åt Luwas interna mappar.

- Då kan de se våra kampanjer, lagerstatus och annan viktig information. Det innebär att vårt lager inte behöver vara alltför stort och vårt kassaflöde ökar, säger Sheri Walsh.

Bättre kundservice tack vare IT-miljön

Idag servar Luwa Distribution sina återförsäljare bättre, och säljarna och lagerpersonal kan kommunicera med varandra i realtid. Om en säljare lägger till nya varumärken genereras det en notifiering på huvudkontoret så att personalen snabbt kan förse återförsäljaren med produkterna som han eller hon förväntar sig.

Resultatet är enligt Sheri Walsh att Luwas ordrar skickas iväg mycket fortare nu än förut.

- Nu kan alla på lagret serva våra återförsäljare snabbare eftersom vi inte längre behöver jaga våra säljare, avslutar Sheri Walsh.

Sammanfattning

Luwa Distribution hade en stor utmaning i kommunikationen och samarbetet mellan lagret och säljarna som var ute hos kund. Utmaningen löstes med Office 365. 

Självklart finns det även svenska kundberättelser om fördelarna som Microsofts molntjänst erbjuder. Klicka här eller ladda ner Molnlösning blev ett lyft här nedan!